Pour que votre chatbot IA soit performant et réponde efficacement aux besoins de vos clients, il est essentiel de bien préparer les données qui seront utilisées. Ce guide pratique vous expliquera quels types de données collecter, comment les organiser, et ce qui est nécessaire pour que le développement du chatbot se passe dans les meilleures conditions possibles.

Pour créer un chatbot IA utile et pertinent, nous aurons besoin de plusieurs types de données. Voici ce que vous devrez préparer :

• Questions fréquentes (FAQ) : Identifiez les questions que vos clients posent souvent. Par exemple :
  • « Quels sont vos horaires d’ouverture ? »
  • « Comment suivre une commande ? »
  • « Quels services proposez-vous ? » Ces questions sont essentielles pour permettre au chatbot de répondre rapidement aux demandes répétitives.
• Réponses aux FAQ : Pour chaque question fréquente, fournissez une réponse claire et concise. Les réponses doivent être précises et directes afin de garantir une bonne compréhension de la part du chatbot.
• Base de connaissances : Fournissez des documents qui peuvent aider à répondre aux questions des clients, tels que des manuels d’utilisateur, des guides de produits, des fiches techniques, ou des articles de blog.
• Scénarios de conversation : Pensez aux conversations types que le chatbot pourrait avoir avec vos clients. Par exemple, si un client veut savoir comment retourner un produit, quelles étapes doit-il suivre ? Écrivez ces scénarios de manière simple et structurée.

Il est important que les données que vous fournissez soient bien organisées afin que le développement du chatbot soit efficace. Voici comment structurer ces informations :

• Catégorisation : Classez vos questions et réponses en catégories. Par exemple :
  • Support technique : Questions liées aux problèmes techniques que les clients peuvent rencontrer.
  • Informations générales : Questions liées aux horaires, aux services proposés, etc.
  • Commandes et retours : Questions relatives aux commandes, aux suivis, aux retours de produits.
• Formatage cohérent : Utilisez un format homogène pour toutes les données. Par exemple, gardez la même structure pour chaque FAQ :
  • Question : [Intitulé de la question]
  • Réponse : [Réponse claire et précise]
• Fichiers : Si possible, regroupez les informations dans un fichier Excel ou Google Sheet. Utilisez des colonnes pour séparer les questions, les réponses, et les catégories. Cela facilitera l’importation des données dans le système de création du chatbot.

Pour garantir que le chatbot soit vraiment utile à vos clients, voici les informations essentielles à fournir :

• Informations de base sur vos produits ou services : Assurez-vous de fournir des descriptions claires des produits ou services que vous proposez. Cela permettra au chatbot de donner des informations pertinentes à vos clients.
• Instructions de dépannage : Si vos clients rencontrent souvent des problèmes techniques, des instructions de dépannage étape par étape seront très utiles pour le chatbot.
• Politique d’entreprise : Toute information relative à vos politiques (retours, expédition, garanties) doit être clairement transmise pour que le chatbot puisse répondre aux questions des clients concernant ces sujets.
• Liste des contacts importants : Si certaines questions nécessitent une intervention humaine, indiquez les coordonnées des personnes à contacter (nom, rôle, email, téléphone). Le chatbot pourra alors rediriger le client efficacement.

• Soyez précis et concis : Les réponses doivent être claires et directes. Évitez les longues descriptions ou les termes techniques complexes que le chatbot pourrait mal interpréter.
• Utilisez un langage simple : Les clients peuvent ne pas être familiers avec votre jargon interne. Utilisez un langage accessible que tout le monde peut comprendre.
• Mettez-vous à la place de vos clients : Pensez aux questions qu’un client pourrait poser, aux doutes qu’il pourrait avoir, et rédigez les informations en fonction de cela.